1. Reservierung & Buchung
Wenn man bei den großen Online-Buchhändlern den Suchbegriff „Reservierungsbuch Gastronomie“ eingibt, erhält man auch heute noch erstaunlich viele Resultate und Angebote für Bücher aus Papier. Sie sind zweifellos charmant, doch ziemlich aus der Zeit geraten. Denn mit digitalen Reservierungssystemen lässt sich viel mehr machen, als nur einzutragen, wann ein Gast zum Essen kommt
① Ständige Verfügbarkeit für Ihre Gäste
Mit einem Reservierungssystem können Gäste jederzeit einen Tisch buchen, auch wenn Sie nicht geöffnet haben. Das Entgegennehmen von telefonischen Anfragen im Service wird deutlich reduziert oder fällt weg.
② Bessere Kapazitätsplanung
Mit Tischbelegungsplänen der Reservierungssysteme können Sie Ihre Auslastung besser koordinieren – zum Beispiel, indem gezielt freie Tische für schwächere Zeiten angeboten werden oder Plätze in stark nachgefragten Zeiten eingeschränkt werden, um den Service zu entlasten.
③ Einfache Bestätigung, Erinnerung, Stornierung, Umbuchung
Eine automatische Mail oder SMS nach der Buchung bestätigt den Eingang, ein Reminder kurz vor dem gebuchten Termin erinnert Ihren Gast an seine Reservierung. Zudem bieten diese Nachrichten dem Gast die Möglichkeit, unkompliziert zu stornieren oder umzubuchen. Dies beugt auch gegen die berüchtigten, kostspieligen „No-Shows“ vor.
④ Besserer Kundenservice
Wünscht der Gast einen speziellen Tisch? Soll ein Stuhl für Kleinkinder bereitgestellt werden? Liegen Unverträglichkeiten oder Allergien vor? Diese Dinge können mit einer digitalen Reservierung einfach abgefragt und hinterlegt werden, sodass Service und Küche informiert sind.
⑤ Digitales Customer-Relationship-Management
Mit den gesammelten Kundendaten erhalten die Betriebe wertvolle Informationen über die einzelnen Gäste, etwa Vorlieben bzgl. Speisen, Getränken oder Platzwahl. Damit können sie ihnen individuelle Angebote machen, sie zu besonderen Events einladen oder Arrangements erstellen.
⑥ Konnektivität
Moderne digitale Reservierungssysteme lassen sich mit Kassensystemen und anderen Tools im Betrieb verbinden. So lässt sich eine digitale Wertschöpfungskette aufbauen, die den Gesamtprozess besser macht, etwa dadurch, dass die Küche ihren Einkauf und ihre Produktion bedarfsgerecht anhand der Belegung für die kommenden Tage planen kann.
⑦ Mehr Gästereichweite
Manche Anbieter stellen „nur“ ein Reservierungstool zur Verfügung. Andere betreiben zusätzlich ein Portal, also eine Webseite oder App, die mehrere Restaurants listet und bewirbt. Durch dieses zusätzliche Marketing werden noch mehr Gäste auf den Betrieb aufmerksam. Es besteht oft auch die Möglichkeit, eigene Werbekampagnen zu buchen, um die Auslastung zu erhöhen.
Ein attraktives Zusatzgeschäft für immer mehr Betriebe: Ticketing
Immer mehr gastronomische Betriebe bieten ihren Gästen ein Ticketing an, zum Beispiel für Dinner-Events, besondere Erlebnisse wie Kochkurse oder Küchenpartys sowie für besondere Menüs zu Feiertagen. Wie bei einem Konzert oder anderen Kulturevents werden die (digitalen) Karten vorab verkauft. Viele Reservierungssysteme bieten diese Option gleich mit an, es gibt aber auch Dienstleister, die sich ganz auf Ticketing für Restaurants und Co. spezialisiert haben. Der Vorteil des Ticketings: bessere Planbarkeit, wie viele Gäste kommen, Einnahmegarantien durch Vorab-Bezahlung sowie Verbindlichkeit (z.B. keine oder teilweise Stornierung, Übertragbarkeit).
Welche Herausforderungen bringen digitale Reservierungssysteme mit sich?
Wer sich grundsätzlich für ein digitales Reservierungssystem entscheidet, sollte sich vor dem Erwerb einer entsprechenden Lösung diese Fragen stellen und beantworten (lassen):
Hardware und Softwarelizenzen können teuer sein, und nicht jede Bedienoberfläche oder Funktionalität passt zum Betrieb. Es empfiehlt sich, Anbieter zu vergleichen und nach Testphasen zu fragen.
Ein kleiner Betrieb braucht andere Lösungen als ein Systemrestaurant. Idealerweise wächst das Reservierungssystem mit dem Unternehmen und neuen Standorten. Oder schrumpft, wenn etwa das Saison- und Terrassengeschäft zu Ende geht.
Schulung ist das A und O. Unterstützt mich der Dienstleister dabei, meinen Mitarbeitenden alle Tricks und Kniffe des Reservierungssystems beizubringen und eine souveräne Handhabung zu gewährleisten? Wie sieht die Schulung aus? Manche Anbieter stellen nur digitale Erklärvideos bereit, was aber gerade solchen Mitarbeitenden, die „analoges“ Reservieren per Telefon gewohnt sind und generell weniger digitalaffin sind, nicht unbedingt weiterhilft.
Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte System DSGVO-konform ist und der Anbieter moderne Sicherheitsstandards wie Verschlüsselung und sichere Datenübertragung verwendet.
Ein traditionelles Restaurant mit viel älterer Kundschaft zum Beispiel, welche gerne ihren Tisch per Telefon bucht, sollte ihnen diese Option unbedingt weiter anbieten. Ein unkompliziertes Einbuchen in das Reservierungsprogramm (auch um Dopplungen und Missverständnisse zu vermeiden) sollte systemseitig möglich sein.
Diese Tools empfehlen wir für Reservierung & Buchung
- Google My Business bietet zwar kein eigenes Reservierungssystem an, aber stellt die zentrale Schnittstelle zu solchen Systemen dar und erhöht die Sichtbarkeit der Reservierungsmöglichkeit enorm. Mehr zu Google My Business in Kapitel 4.
- OpenTable ist Marktführer im Bereich Reservierungssysteme für Restaurants und bringt neben vielen Marketingfunktionen (z.B. für Events und besondere Arrangements) sowie detaillierten Auswertungsmöglichkeiten auch eine große Community mit, die den Betrieben zusätzliche Gäste zuspielen kann.
- TheFork bietet viele ähnliche Funktionen wie OpenTable an und bringt ebenfalls eine wachsende Community und somit Reichweite mit. Zusätzlich gibt es hier die Möglichkeit, Specials oder Rabattaktionen anzubieten.
- Table4U bietet ein einfaches und kostengünstiges Reservierungssystem an, das neben der Buchungsfunktion auch einige Analysemöglichkeiten sowie die Funktion enthält, Events online zu verwalten.
- Teburio ist eine weitere, einfache und preislich attraktive Lösung für Restaurants und andere Betriebe, die u.a. einen grafischen Tischplan und einen „Bewertungsbooster“ enthält.
Weitere Reservierungstools bieten u.a. Resmio, Aleno und Gastronovi an.
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